タスクが多すぎて困ったときの視点
こんにちわ。山本チカラです。
最近は雨が降り続き、お日様を見る機会が少ない気がしますが皆さまは風邪など引いておりませんでしょうか？
太陽に当たってないせいで、徐々に色が白くなりつつある今日この頃です。
さて、今日は作業をスムーズに処理する方法について、ちょっと書いてみようと思います。
皆さんは日々仕事をしていると「やるべきこと」がだんだん多くなってきて、何から手を付けたら良いかわからず先に進めなくなることがありませんか？
僕はよくあります。
生保で営業マンとして働いていた頃は、その日のうちに直ぐににやらなくてはいけない仕事というのは、然程多くありませんでしたのでこのように感じることは少なかった（というか殆ど無かった・・・。）のですが、今の仕事をするようになってからは本当によく経験しています。
メールの処理だけで2時間も3時間も取られたり・・・。
あれもやらなくちゃ！これも、それも・・・。となって、段々とやる気が削がれていく・・・。何をやろうにも、手を付けるきっかけが無くて先に進めない。先に進めていないのに、時間ばかりが経って納期が近づいてきて、もっと焦る・・・。アタフタ、あたふた。
そんな時、僕が気をつけている仕事の整理術（そんな大層なモノではないですが）があります。
それは、やらなくてはいけないタスクを全部「紙に書き出す」ことです。パソコンのメモ帳機能やメールに書いてもいいですが、僕は紙に書き出しすようにしています。この作業をするだけで、この問題の７０％はもう解決したも同然です。
僕を含めて多くの人に見られる傾向として、やらなくてはいけない事が漠然と溜まっている気がして、具体的にどれだけの量が目の前に滞留しているのかを把握できないせいで、ストレスを感じることが多いように思います。
そこで、自分が抱えているタスクを一度、可視化してみます。可視化したタスクのうち、今すぐにできることから手をつけます。30分以内にできることは最優先でどんどんと処理していきます。そうすると3時間程度もあれば、やらなくてはいけなかったタスクは随分とスッキリとしているはずです。
日常の業務の中で煩雑な事務的な作業のせいで、ストレスを感じることが多くなっていると思いますので先ずはこの「作業」を処理しちゃってください。
そうなると、あとは本当に大変な業務が残ると思います。僕の場合には創造性を必要とするような、例えば新規ビジネスアイディアの創出だったり、デザイン性の高いWEBページの作成であったり、現状の改善プランの策定などのタスクが残ります。
このタスクとは時間とゆとりを持って付き合わないと、良いアイディアは浮かんできません。
FRISK（フリスク）のCMにもあるように、会議室でのアイディア創出は０％のように（笑
ですので、場所を変えたりして気分を変えながらじっくりと考えていくことにしています。また、それらのタスクにおいても完了するまでの道筋を明確にするため、細かくタスクを分割して、やっぱり「紙に書き出し」ていきます。
アイディアが浮かばない時に考えようとしても思いつきませんから、手を動かすことで終わる作業から進めていくようにしています。
紙に書き出し現状のタスクを可視化するだけで、不思議なほどにタスクは整理されて手を付けるきっかけを得ることができるようになります。
忙しくて忙しくて、何をやったら良いかわからなくなった場合には、一呼吸置いてぜひ紙にタスクを列挙してみてください。
